校属各单位：

为进一步规范合同管理，提高合同起草、签订和履约的质量，防范合同风险，切实维护学校合法权益，现就进一步加强合同管理的相关事项通知如下：

一、当前合同管理中存在的问题

（一）合同风险意识有待加强

部分单位和教职工未充分认识到合同是当事人之间依法确立、变更、终止民事权利义务关系，处理纠纷的主要依据，而仅仅把合同当成实现资金支付的一种方式，在合同的起草、审核、审批、履行、变更、解除、纠纷处理等没有严格执行学校合同管理办法，致使部分合同流于形式存在潜在的法律风险。

（二）合同示范文本有待统一

目前国资处制定有20万元以下货物服务采购合同示范文本，大部分归口管理部门未根据实际情况，制定业务主管范围内的合同示范文本，部分承办单位采购货物服务未采用国资处合同示范文本，使用对方当事人提供的合同文本，合同条款约定明显倾向对方当事人，承办单位未结合具体项目实际对合同条款加以修改、完善的情况，如权利义务不清、合同标的不明确、付款周期过短、发票种类及费率约定不准确、质量条款约定不明、质保期过短、合同相对方违约成本较低、学校违约责任过重、纠纷解决方式不明确或无约定等。

（三）合同履行过程有待跟踪加强

合同承办单位作为经费的使用单位或经济活动的行为主体单位，是合同管理的第一责任单位，需负责合同的履行，跟踪掌握合同履行情况，并及时向合同归口管理部门汇报合同履行过程中发生的问题，提出解决问题的意见和建议。但就目前来看，部分合同承办单位未对合同履行进行有效跟踪，存在未完全履行或不履行合同或拖延履行等情况，导致财务资金被收，无法继续履行，面临诉讼等风险。另有部分技术服务合同，完成服务内容后，合同相对方存在拖欠或拒付技术服务费等问题，缺乏对自身合同权利有效维护。

（四）倒签合同现象存在

学校禁止倒签合同，抢险抢修、应急救灾、防疫等特殊情况除外。倒签合同，是指在合同签订生效之前已经开始实际履行，在履行过程中或履行完毕之后补签合同。倒签合同现象的产生，既有合同风险意识不强的原因，也有主观拖延不及时办理的因素存在，比如部分单位和教职工在财务支付需要合同文本时，才申请提交合同审批，作为补充财务支付的材料。倒签合同存在的风险是：在合同履行中如发生履约不能或纠纷时，因没有书面约定，责任划分及后果承担没有依据。

（五）其他问题

合同审批过程中还发现承办单位对签订的合同类型及用章类型把握不够准确，致使发起审批流程错误；承办单位和业务归口管理部门审核把关不严；承办单位提交审批文本及相关材料不完整，如招标采购合同，只提交合同文本，招标投标文件、会议决策依据等相关材料没有一并提交；有些承办单位合同审批按照行政用章流程而没有按照合同审批、用章流程审批，如专利联合申请，只提交专利申请行政用章流程，专利联合申请协议没有附上一并审核等。

二、进一步加强合同管理

（一）合同起草

订立合同，应当采用书面形式，明确双方权利义务；合同金额不满1万元并即时结清或抢险抢修的合同，可不采用书面形式订立合同；法律法规或学校另有规定的，依照规定办理。合同承办单位起草合同时，应当优先选用学校合同范本。合同文本的选择按照学校合同管理办法第二十条规定进行。合同文字表述应当准确严谨规范，避免使用模糊表述。合同条款应当完整明确严密，合同一般条款约定请按照学校合同管理办法第二十一条规定。

（二）合同审批

学校对合同实施分类管理分级审批制度，合同按照性质、重要程度和标的金额大小，分为重大合同和一般合同。合同审批按照学校合同管理办法第二十五条、第二十六条规定流程审批，一般合同中法律关系简单、标的金额不满5 万元且有明确资金来源的小额经济类合同，可以由承办单位主要负责人审批。学校合同审批以线上审批为主（学校OA系统），线下审批为辅，由合同承办单位根据合同类型及用章类型提请审批（为简化审批流程，学校将合同审核与用章审批合二为一，具体操作流程请查看法律事务中心网站业务办理流程栏—合同审批（用章）流程图）。承办单位提请审批合同，应一并提交完整合同文本及相关材料。

合同承办单位报请审批的合同应当主体适格、内容合法、条款齐全、手续完备、经费落实、权利义务明确、责任清楚、文字表述准确无歧义，合同内容准确反映学校意图，符合学校利益。合同归口管理部门对合同进行业务审查时，主要审查合同的整体性、必要性、可行性、合理性，合同的业务风险，合同事项的有效管控，合同的业务管理责任等。合同归口管理部门审核合同时，合同内容涉及其他业务部门管理事项，需要相关职能部门审核会签的，在归口管理部门审签后，由承办单位提交相关职能部门审核会签。法律事务中心、总法律顾问对合同进行合法性审查时，主要审查合同文本结构体系和合同存在的法律风险。

倒签的合同原则上不再进行审核与审批，其中学校抢险抢修、应急救灾、防疫等特殊情况除外。合同承办单位对于业务审核和法律审核提出的合法、合理、可行的意见或建议不予采纳，也不予书面说明情况的，合同不予审批。

（三）合同印章

学校对外签订的各类合同，应加盖学校合同专用章或科研及技术服务合同专用章或采购合同专用章，各二级单位的印章均不能用于对外签署合同。承办单位对提交用章的合同文本内容及相关材料的合法性、真实性、可行性、完整性负责。

（四）合同履行

合同承办单位、承办人要强化责任意识，合同签订生效后，应按照合同约定履行合同，监督相对方履行合同义务，及时处理合同履行过程中出现的问题，对合同履行相关重要事实应进行书面记录，并及时收集和保存相关文件、材料。

（五）合同备案与存档

合同审批完成后，原则上应由合同相对方先行签字盖章，需要学校先盖章的，应由合同承办人及承办单位督促对方签字盖章后及时向合同归口管理部门、合同专用章管理部门提交一份备案。

合同承办单位应当建立合同档案，根据学校档案管理规定，合同终结后及时对合同相关文件资料进行整理、立卷，向学校档案馆归档。归口管理部门应当妥善保管合同文本原件、以及与合同事项有关的批准文件等资料，根据学校档案管理规定按年度向学校档案馆归档。合同专用章管理部门建立合同用印登记台账，负责对签署用印合同文本的统计、分类、备案，根据学校档案管理规定按年度收集汇总合同文本原件向学校档案馆归档。

三、相关要求

（一）合同归口管理部门要根据业务特点和工作实际制定归口合同管理细则和工作流程；根据归口管理合同实际情况，制定业务主管范围内的合同示范文本。

（二）合同承办单位和归口管理部门要建立合同动态台账（见附件1），加强对合同的跟踪管理，并由归口管理部门汇总在每年12月31日前报送法律事务中心。

（三）合同承办单位明确本单位的合同管理人员，定期汇总合同的签订及履行情况，及时沟通、解决合同签订和履行过程中发生的特殊情况。请各单位填写《合同管理人员信息表》(见附件2),于2025年9月19日下午5点前将本单位主要负责人签字、加盖公章后的扫描件发送至法律事务中心邮箱：flswzx@ncwu.edu.cn，联系电话：69127655。

附件1：华北水利水电大学 ( xx部门 ) 合同台账登记表 (20xx年).docx

附件2：华北水利水电大学合同管理员信息表.docx

法律事务中心

2025年9月10日